Produtividade: saiba como ser mais eficiente no seu trabalho

O economista John Maynard Keynes previu que, no início do século XXI, as inovações em tecnologia reduziriam as semanas de trabalho para apenas 15 horas. Embora isso possa parecer impossível, algumas pequenas mudanças podem aumentar a produtividade e aproximá-lo desta visão. Ao contrário da crença popular, ser mais eficiente não significa trabalhar durante a noite, mas realizar o que você se propôs a fazer com menos esforço. Quer saber como você pode fazer isso? Michael Brecht, CEO do Doodle (www.doodle.com) e especialista em produtividade do negócios, dá três dicas para chegar lá. Confira!

ELEVE SUA LISTA DE TAREFAS PARA OUTRO NÍVEL
Listas de tarefas são um porto-seguro. Não à toa, onde quer que olhemos, sempre há sugestões de como aperfeiçoá-las. Mas, muitas vezes, podem parecer sem foco e apenas uma longa lista de tarefas vagas a serem cumpridas.

Para fazer com que uma lista de tarefas realmente funcione, você precisa dar um passo adiante. “Investir tempo em uma segunda-feira de manhã para definir seus objetivos para a semana é extremamente valioso”, reforça Michael. Após definir as metas, faça uma revisão. Quais tarefas menores você precisa realizar para atingir seus objetivos? Quanto tempo precisa para concluir um trabalho individual no prazo? Com essas respostas, você estará em uma posição mais fortalecida para priorizar suas tarefas e definir seus prazos. Programar a conclusão de tarefas em períodos de tempo para cada dia permitem concluir poucos, mas valiosos, trabalhos. “Priorizar as tarefas desta forma reduz a procrastinação. Com uma agenda de tarefas, você não utiliza seu tempo de maneira dispersiva ou com foco somente nas tarefas mais fáceis, pois essas decisões já terão sido estabelecidas”, explica.

ABRACE A TECNOLOGIA
Um estudo recente do CEBR (Centre for Economics and Business Research) mostrou que ouso efetivo da tecnologia pode aumentar a produtividade em 9% – o equivalente a cinco horas de trabalho por semana. “A tecnologia pode também ser uma distração – sabemos como é fácil perder horas no feed de notícias do Facebook e do Twitter. De fato, as pesquisas de Doodle mostram que se leva, em média, 28 minutos para organizar cada hora que se passa com os amigos – e o mesmo pode ser dito para as reuniões do escritório. Mas se usada corretamente, a tecnologia pode ser uma aliada na economia de tempo e esforço – e há muitas inovações para o escritório que podem nos ajudar a recuperar esses preciosos segundos”, comenta Michael. Ferramentas como HootSuite pode nos permitir gerir o mundo da mídia social, enquanto Doodle permite descobrir quando os colegas estão livres para uma reunião. Isso acaba com o jogo frustrante de planejamento, com os caóticos e intermináveis e-mails e atualizações de convites de calendário que lotam a caixa de entrada.

SAIA DO ESCRITÓRIO
Por fim, a produtividade deveria ser medida por se alcançar o objetivo que você definiu – seja ter férias relaxantes, organizar uma reunião de planejamento ou cumprir um prazo. A famosa máxima “all work and no play makes Jack a dull boy” pode facilmente ser aplicada à produtividade no escritório. Na verdade, os economistas da Universidade de Warwick sugerem que, se você não está experimentando a felicidade e a realização fora do escritório, você será 12% menos produtivo quando estiver lá. “Portanto, encontre seus amigos, expanda sua rede de relacionamentos e amplie os horizontes para ser mais eficiente e aproveitar ao máximo o seu dia”, finaliza Michael.

Sobre Doodle
Doodle simplifica radicalmente o processo de agendamento de eventos. O serviço gratuito está disponível em 20 idiomas e é financiado por campanhas on-line de alta qualidade. Doodle é utilizado para negócios e ou fins pessoais por 25 milhões de pessoas em todo o mundo a cada mês, em dispositivos móveis e desktop. Mais informações: www.doodle.com

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